KVKK

GÜRELLER DAY. TÜK. MAL. PAZ. VE TİC. LTD. ŞTİ KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1. AMAÇ VE KAPSAM

İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Güreller Day. Tük. Mal. Paz. Ve Tic. Ltd. Şti (“Güreller” veya “Şirket”) tarafından gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Güreller olarak; çalışan, çalışan adayı, alt yüklenici (taşeron) çalışanı, alt yüklenici (taşeron) yetkilisi, ürün veya hizmet alan kişi (müşteri), potansiyel ürün veya hizmet alan kişi (potansiyel müşteri), potansiyel tedarikçi yetkilisi, yurtdışı ortakları, iş ortakları, alt üst yükleniciler, alt işverenler,  tedarikçi çalışanı, tedarikçi yetkilisi, ziyaretçi ve bunlarla sınırlı olmamak üzere sair üçüncü kişiler dahil gerçek kişilerin kişisel verilerinin Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve 28.10.2017 tarih ve 30224 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) başta olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak saklanması ve gerektiği şekil ve sürede imha edilmesi önceliğimizdir.

Bu sebeple, Şirket, veri sorumlusu sıfatıyla yürütmekte olduğu iş süreçleri esnasında elde ettiği tüm kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi ve imhalarına ilişkin süre ve işlemleri işbu Politika’ya göre belirlemekte ve gerçekleştirmektedir.

Şirket olarak, kişisel verilerin saklanması ve imhası süreçlerinde özel hayatın gizliliğinin korunmasına önem vermekte ve veri güvenliğini en üst seviyede gözetmekteyiz.

İşbu Politika, faaliyetlerimiz sırasında elde edilen kişisel verilerin saklanması ve imhasına dair izlediğimiz yöntemler hakkında açıklamalar içermektedir. Bu Politika kapsamındaki açıklamalar Güreller Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nın tamamlayıcı bir parçası olup bununla uyumlu olarak değerlendirilip uygulanmalıdır.

İşbu Politika; çalışan, çalışan adayı, alt yüklenici (taşeron) çalışanı, alt yükleni (taşeron) yetkilisi, ürün veya hizmet alan kişi (müşteri), potansiyel ürün veya hizmet alan kişi (potansiyet müşteri), potansiyel tedarikçi yetkilisi, tedarikçi çalışanı, tedarikçi yetkilisi, ziyaretçi ve sair üçüncü kişiler dahil gerçek kişilerin Güreller tarafından işlenmekte olan bütün kişisel verilerini kapsamaktadır. Politika, Şirket tarafından işlenen bu kişisel verilerin elektronik ve basılı her türlü ortamda saklanmasına ve imhasına ilişkin olup KVKK ve kişisel verilere ilişkin diğer mevzuat ve bu alandaki uluslararası düzenleme ve yol gösterici belgeler gözetilerek ele alınmış ve hazırlanmıştır.

2. TANIMLAR

3. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA YÖNTEMİ KANUNU NEDENLER VE İŞLEME AMAÇLARI

Kişisel verilen tamamı KVKK 5. Maddesinde belirtilen şart ve amaçlar ile işlenebilecektir.

4. KİŞİSEL VERİ SAKLAMA ORTAMLARI

5. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Şirket tarafından çalışan, çalışan adayı, alt yüklenici (taşeron) çalışanı, alt yüklenici (taşeron) yetkilisi, ürün veya hizmet alan kişi (müşteri), potansiyel ürün veya hizmet alan kişi (potansiyel müşteri), potansiyel tedarikçi yetkilisi, yurtdışı iş ortağı, alt üst yüklenici, alt işveren, tedarikçi çalışanı, tedarikçi yetkilisi, ziyaretçi bunlarla sınırlı olmamak üzere  ve sair üçüncü kişiler dahil gerçek kişilerin kişisel verileri KVKK’ya uygun olarak saklanır ve imha edilir. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir. Mevzuattaki birçok düzenleme kişisel verilerin belirli bir süre boyunca saklanmasını zorunlu kılmaktadır. Bu nedenle, işlediğimiz kişisel veriler ilgili mevzuatta öngörülen süre boyunca veya mevzuatta böyle bir süre öngörülmemişse, kişisel verilerin işlenme amaçları için gerekli olan süre kadar saklanır. Şirketimiz, kişisel veri işleme faaliyetlerinde aşağıdaki ilkeleri esas almaktadır: Hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olunması, Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasını sağlama, Belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme, İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma, İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme. Şirketimiz, kişisel verileri, yukarıda bahsi geçen ilkelerle uyumlu şekilde Güreller Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ile Kişisel Veri Aydınlatma Metni ’nin ilgili maddelerinde yer alan kişisel veri işleme amaçlarıyla kişisel verileri saklamakta ve kullanmakta olup, söz konusu şartların tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel verileri, veri sahibinin talebi üzerine imha etmektedir

• SAKLAMAYI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER

Şirket faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel verilerin işlenmesinde, Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma. Doğru ve gerektiğinde güncel olma. Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme. İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma. İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza ilkelerine uyulması şart koşulmuştur. Bu kapsamda kişisel veriler;6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu,193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu, 1136 sayılı Avukatlık Kanunu,6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,213 sayılı Vergi Usul Kanunu,5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,4458 sayılı Gümrük Kanunu,4925 sayılı Karayolu Taşıma Kanunu,2872 sayılı Çevre Kanunu,5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında KanunYukarıda sayılan Kanunlar başta olmak üzere ilgili kanunlar ve yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

• SAKLAMAYI GEREKTİREN İŞLEME AMAÇLARI

Kişisel veriler, Şirket tarafından özel hayatın gizliliği başta olmak üzere kişisel veri sahiplerinin temel hak ve özgürlükleri, mahremiyet ve bilgi güvenliği hakkı korunarak ilgili mevzuatta belirtilen şartlar dâhilinde ve belli amaçlarla işlenmektedir. Şirket KVKK’ya uyum için gerekli tedbirleri almakta, uygulamalarını KVKK’ya uygun hale getirmekte ve bu konuda farkındalığın oluşması için özen göstermektedir. Bu kapsamda kişisel veriler, burada sayılanlarla sınırlı olmamak üzere, Şirket tarafından aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

Şirketin tanıtım faaliyetlerinin planlanması ve icrası, Şirket tarafından sunulan ürün ve hizmetlerle ilgili genel ve özel kampanyalar, avantajlar, ürün ve hizmet tanıtımları süreçlerinin yürütülmesi,  Mal/hizmet alım/satım süreçlerinin yürütülmesi, Şirketin kurumsal yönetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası  Şirketin kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası, Kurumsal sürdürülebilirlik faaliyetlerinin planlanması ve icrası,  Şirketin personel temin süreçlerinin yürütülmesi, Şirket çalışanları için iş akdi ve mevzuat kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi, Şirket çalışanlarına dönük eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi, Şirket çalışanlarının yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi, İş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin yürütülmesi,  Şirketin risk yönetimi işlemlerinin icrası ve takibi,  Şirketin hukuk işlerinin icrası ve takibi, Şirketin yönetim faaliyetlerinin icrası,  Pazarlama analiz çalışmalarının yürütülmesi, Müşteri memnuniyeti, müşterilerin talep ve şikâyetlerinin yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, Çalışan memnuniyeti ve bağlılığının artırılmasına ilişkin süreçlerin planlanması ve yürütülmesi, Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci seçme ve yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi, Çalışanların performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi, İnsan kaynakları süreçlerinin yürütülmesi,  Denetim/etik faaliyetlerinin yürütülmesi, Taşınır mal ve kaynakların güvenliği ile lojistik faaliyetlerinin yürütülmesi, Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası, bilgi teknolojileri alt yapısının oluşturulması ve yönetilmesi, Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi, Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, Fiziksel mekân güvenliğinin sağlanması, Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibinin yapılması, Şirket hizmet temin süreçlerinin yürütülmesi, doğabilecek uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılması, toplantıya katılımın teyidi, istatistiksel amaçlarla katılımcı sayısının belirlenmesi, toplantı ile ilgili bilgi sunulması ve güvenliğin sağlanması, Çerezler/web işaretçileri ve izleme pikselleri vasıtasıyla Sitemiz/Mobil Uygulamamızın kullanımına ilişkin olarak kişiselleştirilmiş pazarlama, profilleme ve segmentasyon kapsamında kişisel verilerin Güreller nezdindeki üyelikler ve alışverişlere göre kişiye özel teklifler sunulması, genel veya kişiselleştirilmiş kampanyalar, avantajlar, promosyonlar ve reklamların oluşturulması, segmentasyon, profilleme, raporlama, pazarlama ve analiz çalışmalarının yapılması, Sitemiz/ Mobil Uygulamamız veya diğer 3. taraf ortamlarında Güreller’e ait reklamların ve pazarlama/iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi ile müşteri deneyimini iyileştirmeye yönelik çalışmaların yapılması,

• İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

İşlemesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası, İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması, Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişini açık rızasını geri alması, KVKK’nın 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Şirket tarafından kabul edilmesi, Şirket’in, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya KVKK’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; ilgili kişi tarafından Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması, Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması, durumlarında, Şirket tarafından ilgili kişinin talebi üzerine veya re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

• İMHA YÖNTEMLERİ

Kişisel verilerinizin silinmesi, imha edilmesi ve anonim hale getirilmesi için uygulanan teknikler aşağıda açıklanmıştır.

• VERİLERİN SİLİNMESİ

• VERİLERİN YOK EDİLMESİ

• VERİLERİN ANONİM HALE GETİRİLMESİ

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilmeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

• SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Şirketimiz bünyesinde saklanan tüm Kişisel Veriler için saklama süreleri belirlenir. Saklama süreleri belirlenirken öncelikle ilgili mevzuat, ilgili mevzuat ile öngörülen bir süre yoksa Kişisel Veri işleme amacı için gereken süre göz önünde bulundurulur. İlgili sürelere Kişisel Veri Envanteri’nde ve VERBİS’te yer verilir. Kişisel Veri İşleme Envanteri’nde bahsi geçen Kişisel Veriler, zamanaşımı süresini kesen ya da durduran herhangi bir hukuki durum olmadığı takdirde, veri sahibi tarafından herhangi bir imhaya ilişkin başvuru gelmediği sürece her halükarda kanun ile özel bir saklama süresi belirlenmediği sürece 10 yıldan az olmamak üzere  yasal düzenlemeler gereği saklanır, kanun ve mevzuat gereği süresinin dolmasını takip eden ilk periyodik imha tarihinde imha edilir. Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince Şirketimiz, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna Şirketimiz’e başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde ilgili talep kişisel verilerin işleme şartlarının kalkıp kalkmadığına göre değerlendirilir. Kişisel verilerin işleme şartları tamamen ortadan kalkmışsa Şirketimiz talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Kişisel verilerin işleme şartları tamamı ortadan kalkmamışsa ilgili talep gerekçesi açıklanarak reddedilir. Talepler her durumda 30 gün içinde sonuçlandırılarak ilgili kişiye bildirilir.

6. PERİYODİK İMHA SÜRESİ

Yönetmelik’in 11. maddesi gereğince periyodik imha süresi, Güreller  tarafından, 6 ay (Aralık ve Haziran ayları) olarak belirlenmiştir.

7. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI

Politika’nın imzalı kopyası Şirket İnsan Kaynakları Birimi tarafından muhafaza edilir ve Politika’nın en güncel hali elektronik ortamda, Şirket internet sitesi üzerinden   Paylaşılan Belgeler kısmından çalışanların erişimine sunulur.

8. POLİTİKA’NIN GÜNCELLEME PERİYODU

Politika, ihtiyaç duyulduğunda ve değişen süreçler bulunduğunda güncellenir.

9. POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜĞÜ

İşbu Politika, Şirket Genel Müdürü tarafından onaylanmak suretiyle yürürlüğe girer.